オフィスを片付けるポイントは？ 注意すべきことや不用品処分のコツも
オフィスは広くなればなるほど片付けが大変な作業になります。よく散らかりやすいところほどごちゃごちゃしているため、きちんと整理をしてきれいな状態を維持し続けなければなりません。けれども、どうやって片付ければいいのか・不用品を効率よく処分するにはどうすればいいのかなど、悩んでいる方は多いでしょう。
そこで、本記事では、オフィスを片付ける方法やポイントなどを解説します。
- オフィスで散らかりやすい場所は？
- オフィスを片付けるポイントと注意点
- オフィスの片付けで出た不用品を処分するには？
- 整頓されたオフィスを維持するコツは？
- オフィスの片付けに関してよくある質問
この記事を読むことで、オフィスをスムーズに片付けるコツや不用品を処分する方法などが分かります。悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
1．オフィスで散らかりやすい場所は？
まずは、オフィスで散らかりやすい場所をチェックしておきましょう。
1-1．最も散らかりやすいのはデスクまわり
オフィスの中で最も散らかりやすい場所といえるのが、デスクまわりでしょう。デスクにはパソコンやメモ帳などがたくさんあると思いますが、そのときに必要な書類だったり資料だったりとたくさんのものであふれています。デスクで仕事をすることが多いため、ホコリやお菓子を食べたときの食べカスなども落ちてしまうことがあるでしょう。毎日整理しておかなければ、すぐに散らかりやすい場所といえます。
1-2．書類や郵便物を保管する場所
仕事で使用するための書類や、オフィスに届いた郵便物を保管する場所も、オフィスの中で散らかりやすい場所といえるでしょう。たとえば、新しい顧客が増えたり、プロジェクトが立ち上がったりするだけで、それに関係する書類が増えてしまうことになります。古い書類は随時処理していくという仕組みを作らなければ、すぐに散らかってしまうでしょう。また、オフィスに届いた郵便物もしっかりと目を通して処理していかなければなりません。
1-3．給湯室やエントランスも汚れやすい
散らかりやすい場所は汚れやすい場所でもあります。特に、不特定多数の人が行き来することになるエントランスや、さまざまな食べ物がある給湯室などは汚れやすい場所です。常に毎日掃除をしておかなければ、エントランスは特に汚れてしまうでしょう。エントランスが汚い状況では会社に悪影響をおよぼしかねません。顧客や取引先をお出迎えする場所だからこそ、きれいに維持し続けておきたい場所です。
2．オフィスを片付けるポイントと注意点
ここでは、オフィスを片付けるポイントと注意点を解説します。
2-1．整理整頓の基本は4つの手順
オフィスを片付ける際に役立つのは、整理整頓の基本である4つの手順です。取り出す→分類する→減らす→しまうの手順を心がけて片付けを始めてください。詳細は以下のとおりです。
- 取り出す：デスクの引き出しやキャビネットなど収納スペースに入っているものをすべて取り出す
- 分類する：取り出したものを必要・不要なものに分類する
- 減らす：不要なものを断捨離する
- しまう：必要として残したものを収納場所にしまい直す
オフィスの片付けは断捨離から始まります。必要なものと不要なものを仕分ける際は、過去1か月以内に使っていないものは基本処分してください。実際に使う機会がないものは処分していけば、収納スペースにも余裕が生まれ、整理整頓がしやすくなるでしょう。
2-2．置き場所を決めるときは使用頻度を意識する
オフィスで使用しないものは処分することを心がけて、必要なものはきちんと置き場所（定位置）を決めておかなければなりません。共有スペースや専用スペースに限らず、オフィスはものの定位置をきちんと決めることが大切です。定位置を決めるのはもちろん、オフィスで働いている人たち全員が共有しておかなければなりません。そうすれば、物品の紛失にもすぐ気づきますし、きれいな状態を維持し続けることもできるでしょう。また、定位置を決める際は、使用頻度を考慮することが大切です。使用頻度が高いものはパッと目につきやすい場所に設置しましょう。
2-3．取り出しやすく、しまいやすい状態になっているか
オフィスの片付けで注意しておきたいのは、常に取り出しやすく、しまいやすい状態になっているかチェックすることです。片付けが完了した時点で完全燃焼することなく、定期的に見直す必要があります。取り出しやすく、しまいやすい状態になっているかチェックすることで、後々の片付けが楽になるでしょう。そして、同時にオフィスの物品の定量化もこまめに確認してください。収納スペースがたくさんあるからと詰め込みすぎるのはNGです。
3．オフィスの片付けで出た不用品を処分するには？
ここでは、オフィスの片付けで出た不用品を処分する方法を解説します。
3-1．産業廃棄物として処分する
オフィスの片付けで出た不用品を処分する際に気をつけてほしいことがあります。それは、自治体回収のゴミとして処分できない点です。オフィスや会社で使用したものは産業廃棄物になるため、家庭で出たゴミとして自治体回収を利用することはできません。基本的に、産業廃棄物収集運搬許可を取得している業者へ回収を依頼することになるでしょう。たとえ、小さなものでもオフィスで使用したものは産業廃棄物になるため、きちんと正しい方法で処分してください。
3-2．不用品回収業者に依頼する
不用品回収サービスを行っている業者に依頼する方法があります。不用品回収業者に依頼する大きなメリットは、どのような不用品でも回収してもらえる点です。オフィス家具や備品まで、あらゆる不用品の処分を一気にできるため、時間と手間もかかりません。オフィスの場合、不用品回収は出張回収を利用することになるでしょう。スタッフが直接オフィスにやってきてくれるため、自分たちで運び出す必要もありません。ただし、不用品回収業者に依頼すると費用がかかります。全体でどのくらいの費用がかかるのか、見積書を細部まで確認してから依頼しましょう。
3-3．買取サービスを利用する
不用品の処分費用をなるべく抑えたい場合は、買取サービスを利用する方法があります。不用品回収業者の中には、買取サービスを行っているところもあるでしょう。一般的に、正常に使うことのできる状態であれば、オフィス用品の中でも売れるものがあります。特に、複合コピー機やパーティションといったオフィス用品や機器は高値で買い取ってもらうことができる品物です。買い取ってもらえるかどうか査定を一度依頼してみるといいでしょう。また、不用品の回収と買取を行っているところに依頼すれば、買取不可になっても回収してもらえるので一石二鳥です。
4．整頓されたオフィスを維持するコツは？
ここでは、整理されたオフィスを維持し続けるコツを解説します。
4-1．使用頻度の低い備品や書類は保管方法を見直す
きれいに片付けたオフィスを維持し続けるためには、使用頻度の低い備品や書類を見直す必要があります。特に、書類は仕事をしてるとどんどんたまるものです。たまりやすいものは、なるべく数を減らしておいたほうがきれいなオフィスを維持し続けることができます。長期保存の書類や記録はデータ化して保管したり、パソコン上に保存したりするなど工夫が必要です。また、オフィス内で1年以上使っていない備品は処分するといったルールを決めておくといいでしょう。保管場所を減らしたほうが管理の手間も省けます。
4-2．整理整頓のルールを共有する
現在のオフィスでは整理整頓のルールが共有できているでしょうか。オフィスでは複数の社員が共有して使っている場所なので、整理整頓のルールを全員で共有しておかなければなりません。共有が徹底されていないと、片付けてきれいな状態になったとしてもすぐにもとの状態に戻ってしまうことになります。整理整頓のルールを定着させるコツは以下のとおりです。
- 整理整頓されたオフィスの写真を、誰が見ても分かる場所に提示する
- 物品の定位置にラベリングして、置き場所を明確にする
- 整理整頓ルールを文章にまとめ、見やすい場所に掲示する
- 1日に10分間など社員全員参加の片付けタイムを作る
4-3．社外に収納スペースを確保するのもアリ
オフィスの整理整頓を徹底させたい方は、社外に収納スペースを確保するのも選択肢の1つです。たとえば、オフィス専用の倉庫を用意したり、トランクルームを利用したりする方法があります。社外に収納スペースを増やすことで、必要な物品を多く抱えている会社でもスッキリときれいに片付けることができるでしょう。ただし、社外に収納スペースを作り、そこに大切なものを保管する場合はセキュリティー面に注意しなければなりません。第三者が簡単に入れないようなセキュリティーを整えてから保管する必要があります。
5．オフィスの片付けに関してよくある質問
オフィスの片付けに関する質問を5つピックアップしてみました。
Q．デスクを片付ける際のポイントは？
A．こういう風に片付けたいと、片付けた後のデスクをイメージすることです。デスクを片付けることで、仕事の効率がぐんとアップします。気持ちよく仕事を進めるためにも、理想的なデスクをイメージしてみてください。イメージが浮かばない場合は、インターネット上で「オフィス デスクまわり」と検索するといいでしょう。きれいに整理整頓されたデスクの写真をたくさん見ることができますし、活用できる便利グッズも見つかります。
Q．整理収納サービスとは？
A．オフィスの片付けに関してアドバイスがもらえるサービスのことです。現状の問題を共有し、整理収納の側面などから課題の解決に取り組むことができるでしょう。オフィスのものの見直しを専門家からのアドバイスで実施できるため、何度片付けてもすぐに戻ってしまう……というオフィスにはぴったりのサービスといえます。
Q．オフィス用品を高く売るコツは？
A．できるだけオフィス用品を高く売りたい方は、きれいに掃除することをおすすめします。査定時は見た目がポイントでもあるため、きれいな状態にすればするほど買取額が高くなる可能性があるでしょう。また、まとめて売却するのも高く売るコツです。特に、オフィス用品はデスクとイスがセットになっていたり、デザイン性が統一されていたりするものが多いでしょう。1点ずつではなくまとめて売却することで、高価買取が期待できます。
Q．書類を処分する際の注意点は？
A．オフィスで使用する書類の中には、外部へ漏れてはいけない重要機密情報が含まれているはずです。それらを適当に処分してしまうと、情報が流出してしまい、会社の信用問題に発展してしまいます。そのため、企業の機密書類を処分する際は、十分な配慮が必要です。そこで、おすすめしたいのが溶解処理となります。溶解処理はシュレッダーではなく、書類を溶かして処分することになるので情報が漏れ出る心配はありません。また、ダンボールに入れたまま処分できるのも大きなメリットといえるでしょう。溶解処理できる設備を保有している業者はネットで検索することができます。
Q．不用品回収業者選びのポイントは？
A．どの不用品回収業者に依頼すべきか分からない場合は、以下のポイントに注目するといいでしょう。
- 不用品回収の実績があるか
- 産業廃棄物収集運搬許可を取得しているか
- 不用品の回収だけでなく買取サービスも行っているか
- 無料見積もりや無料相談を受け付けているか
- スタッフの対応が丁寧でスピーディーか
- 口コミや評判がいいか
- 見積書の内容が具体的に記載されているか
上記のポイントを踏まえた上で、複数の業者を比較することが大切です。中には、不正を働く悪徳業者が存在しているので注意しなければなりません。不用品の処分と買取を行っている関東家電リサイクル問屋では無料相談を受け付けています。お悩みの方は一度ご相談ください。
まとめ
オフィスの片付けポイントは、今あるものを必要なものと不要なものに仕分けることです。1か月以上使っていないものは不要なものと判断して処分しましょう。断捨離をしっかりと行うことができれば収納スペースにも余裕が生まれ、快適かつきれいなオフィスになります。また、きれいに片付けたオフィスを維持し続けるためにも、常に取り出しやすく使いやすい環境になっているか見直してください。そして、オフィス内で整理整頓のルールを全員が共有し合うことも大切なポイントです。
