オフィスを整理整頓する方法は？ 簡単＆スッキリ片付くコツを詳しく！
オフィスの整理整頓方法を知りたいとお考えでしょうか。スッキリ片付いたオフィスは、仕事の効率を高める効果があります。また、職場環境を整えることは、従業員に気持ちよく働いてもらうためにもとても重要です。まずは、整理整頓の基本を知り、従業員全員が積極的に取り組む必要があります。
そこで今回は、オフィスの整理整頓について詳しく解説しましょう。
- オフィスを整理整頓するメリット・デメリットは？
- オフィスの整理整頓の基本
- 今すぐできるオフィスの整理整頓方法
- オフィスの整理整頓に関するよくある質問
この記事を読むことで、オフィスを効率よく整理整頓する方法がよく分かります。オフィスの整理整頓がうまくいかずにお悩みの方は、記事を読んでみてください。
1．オフィスを整理整頓するメリット・デメリットは？
最初に、オフィスの整理整頓をする主なメリットと、しなかった場合のデメリットを見ていきましょう。
1-1．仕事の効率を高める
オフィスの整理整頓は、仕事の効率を高めるために必要な作業です。従業員それぞれが整理整頓を心がけていれば、常にスッキリと片付いたオフィスになり、作業効率が高まります。たくさんの人が同じ場所で快適に仕事を進めるためには、一定のルールを守ることが大切でしょう。整理整頓も、お互いがオフィスを気持ちよく使用するために行うものなのです。
1-2．共有ファイル・共有物へのアクセスを改善する
オフィスの整理整頓が行き届いていれば、共有ファイルや共有物へのアクセスが容易になり、ストレスになりません。必要なときに必要なものや書類を手にでき、すぐに仕事に取りかかることができます。重要書類の紛失など、致命的なダメージを防ぐ効果も期待できるでしょう。
1-3．安全な職場環境を維持する
整理整頓を徹底すれば、安全な職場環境を維持することもできます。スッキリと片付いたオフィスでは、ものにつまずいたり倒れてきたものに当たったりしてケガをする可能性も少ないものです。また、動線を確保しやすいので、従業員同士がぶつかりにくく、思わぬトラブルを避ける効果もあります。さらには、掃除がしやすいので、清潔で気持ちのよい環境の中で仕事ができ、精神衛生によい点もメリットでしょう。職場の衛生管理という点でも、整理整頓の意味は大きいのです。
1-4．整理されていないと仕事の効率が下がる
オフィスの整理整頓ができていないと、以下のようなデメリットがあります。
- 必要なものが見つかりにくく探す手間と時間が無駄
- 重要書類や資料をなくしやすい
- 従業員の集中力が低下して作業効率が下がる
- 掃除がしづらく不衛生で、害虫・雑菌・カビが繁殖しやすい
- オフィスの動線が悪くなり、思わぬケガや精神的負担が起こりやすい
- 来客に対して、だらしない会社という印象を与えてしまう
2．オフィスの整理整頓の基本
オフィスの整理整頓を始める前に、基本的なことを確認しておきましょう。
2-1．最初に何が問題になっているかチェックする
最初に、現在のオフィスで何が問題になっているかチェックしてください。問題点が見つかれば、改善策も見えてきます。たとえば、以下のような問題があると整理整頓がうまくできません。
- ものや書類が多すぎる
- 掃除や整理整頓をする習慣がない
- 整理整頓の方針・方法が決まっていない
- 収納場所が少なすぎる
- 従業員ごとに整理整頓の考え方が異なる
- 従業員が私物を持ち込みすぎている
2-2．仕事を行う場所として最適な状態に整える
オフィスは仕事を行う場所として整理整頓し、整える必要があります。
2-2-1．オフィスの整理整頓で重視するべきポイントは？
オフィスの整理整頓では、以下のポイントを重視して進める必要があります。
- 仕事の効率を上げることを第一に考える
- 片付け・出し入れしやすい方法で収納する
- 実用性を重視し、美しく整理整頓するのは二の次にする
2-2-2．トヨタ式片付けを参考にするのもおすすめ
オフィスの整理整頓は、トヨタ式片付けを参考にするのもおすすめです。一切の無駄を省き、スッキリと片付いたオフィスを実現できます。トヨタ式片付けは、以下のようなポイントが基本です。
- あらゆるものの定位置を決めておく
- 床に収納境界線を引いて、決まったものだけを置く
- 消耗品の在庫過剰を防ぐため、一定量まで減ってから発注する
- ものを使う場所の近くに収納する
- 書類などは保管期限を明記し、期限が過ぎたら廃棄する
2-2-3．5Sの理念とは？
5Sの理念を参考にして、オフィスを整理整頓するのもいいでしょう。5Sとは、整理・整頓・掃除・清潔・躾（しつけ）の5つの言葉の頭文字を表したものです。
- 整理：必要なものと不用品を区別して不用品を処分する
- 整頓：必要なものは使いやすい場所に置く
- 掃除：職場を常にキレイに掃除し、使いやすく維持する
- 清潔：職場をキレイで清潔な状態にし、保とうとする
- 躾：職場のルールや規律を守り、習慣づける
2-3．公共の場所としての整理整頓が必要
オフィスと自宅との違いは、公共の場所かプライベートの場所かという点にあります。自宅はプライベートな場所なので、多少散らかっていても問題ないでしょう。しかし、オフィスは、ほかの人と共有しているため、自分がよければいいとはなりません。オフィスは公共の場所として、皆が気持ちよく使えるように整理整頓する必要があるのです。
3．今すぐできるオフィスの整理整頓方法
オフィスの整理整頓を効率よく進めるための方法で、すぐできるものをご紹介しましょう。
3-1．まずは片付けルールと流れを確認しよう
オフィスの整理整頓の流れは、以下を参考にしてください。
- 片付けルールと流れを確認する
- 必要なものと不用品を仕分け、不用品を処分する
- 必要なものだけを収納する
- 掃除をして完了
広くて物量の多いオフィスほど、最初に片付けルールと流れを確認しておくことが重要です。従業員がそれぞれ共通の認識を持って片付けることで、効率よく作業できます。
3-2．デスク周辺の整理整頓方法
オフィスでは、従業員それぞれが自分のデスク周辺を整理整頓する必要があります。たとえば、以下のようなことを周知・徹底するといいでしょう。
- 今使っているもの以外は基本的に机の上に出さない
- デスク周辺の床にものを置かない
- 文具は必要最低限の数だけ使用する
- 共有物・資料は共有スペースに必ず戻す
- 書類を机の上に積み上げるのを禁止し、デスクの引き出しを使って整理する
- 私物はなるべく個人ロッカーに収納する
- ゴミ・不要な書類などは定期的にチェックし、処分する
3-3．書類の整理整頓方法
オフィスでは、大量の書類を効率よく整理整頓することが重要です。具体的には、以下を参考にしてください。
- 不要な書類を仕分けて処分する
- 必要な書類を種類ごとに分類する
- ファイルやフォルダを活用して収納する
なお、共有書類はキャビネット・個人的なものはデスクの机の中に収納しましょう。なるべく立てて収納すると必要なときに取り出しやすく、何がどこにあるのか分かりやすいのでおすすめです。
3-4．パソコンは配線周辺をまとめるのがポイント
パソコンの整理整頓で最も困るのが、配線周辺です。電源・社内LANの配線は、なるべく机の下に落とし込むようにすると、机の上がスッキリします。机の下で配線がゴチャゴチャしないよう、専用バンドでまとめておくといいでしょう。また、必要以上に長いコードを使用しない・無駄な配線を撤去することも大切です。
3-5．共有部分や私物の整理整頓も重要
オフィスの整理整頓では、共有部分の片付けルールも決めておく必要があります。たとえば、ロッカー・休憩室・給湯室などは、それぞれが思い思いに使用しているとすぐに散らかるからです。いつも気持ちよく使うためには、ものの置き場所片付けルールを決めておくといいでしょう。また、私物はロッカーなど決まった場所だけに収納することにし、むやみに共有部に放置することを禁止することも大切です。
4．オフィスの整理整頓に関するよくある質問
最後に、オフィスの整理整頓に関する質問に回答します。それぞれ確認してください。
Q．オフィスの整理整頓は就業時間内に行うべきか？
A．基本的には、就業時間内に行うべきでしょう。オフィスの環境を整えることは、仕事の一部と考えられるからです。従業員が一斉に整理整頓に取りかかると業務に支障が出るのなら、部や課ごとにローテーションを組むなど、工夫して作業することをおすすめします。
Q．オフィスの整理整頓で出た不用品の処分はどうすればいい？
A．信頼できる不用品回収業者に依頼するといいでしょう。たとえば、以下のポイントを参考にしてください。
- オフィスの不用品回収で豊富な実績がある
- リーズナブルかつ分かり安い料金システム
- 指定日時・場所にて回収してもらえる
- 不用品の状態によっては買取もしている
- 顧客からの評判がよい
- 従業員の対応が親切
- 古物商許可を取得している
なお、当関東家電リサイクル問屋でも、不用品の処分をお受けしています。まずは、お気軽にご相談ください。
Q．従業員の私物が邪魔なので処分していい？
A．本人に無断で処分してはいけません。まずは、自主的に処分するように促しましょう。再三の催促をしても片付けない場合は、猶予期限を通知してください。期限が過ぎた後は、会社が処分することにしておけば問題ないでしょう。
Q．一部の人がデスク周辺をすぐに散らかしてしまうのですが？
A．数多くの人が集まるオフィスでは、整理整頓が苦手な人もいます。まずは、何が問題ですぐに散らかるのか本人と話し合って解決策を探ることが必要です。なお、指導や助言を繰り返しても改善しない場合、上司から忠告してもらうことも検討しましょう。
Q．オフィスの整理整頓を従業員に強く認識してもらうためのアイデアは？
A．たとえば、以下のような方法があります。従業員のやる気を高め、自主的に整理整頓するようになるでしょう。
- 整理整頓コンテストを開催し、優秀者を表彰する
- 整理整頓による成果を定期的に発表する
まとめ
今回は、オフィスの整理整頓について詳しく解説しました。常にスッキリと片付いたオフィスは、従業員が業務に集中しやすく、仕事の効率が上がります。オフィスを片付けるには、不用品を仕分けて処分し、必要なものだけを定位置を決めて収納するようにしましょう。また、オフィスを常にキレイに保つためには、片付けルールを決めて共有することもポイントです。ひとりずつの意識を高めていけば、オフィスが散らかることもなくなるでしょう。
